Reuniones de trabajo

Libreta. Aunque el encuentro sea corto o informal, siempre lleva una libreta. Estar preparados proyecta interés y evitará que se escape algún detalle. Elige un bolígrafo y una libreta apropiada, que luzca el nivel que, como profesional, quieres proyectar.

No tomes notas en el celular. Algunos prefieren una laptop o iPad, sugiero tener cuidado, ya que, si los demás no tienen sus computadoras, puede dar la impresión de que estás distraído.

Tarjeta. Llega unos minutos antes para conocer el lugar. Si te reúnes con nuevos contactos ofrece a cada uno tu tarjeta de presentación, y dedica unos segundos a leer la tarjeta de los demás cuando te la ofrezcan. En reuniones de trabajo, se entrega al inicio (y no al final) para saber con quién se está a nivel de empresas y cargos.

Día y hora adecuada. Procura no coordinar reuniones los lunes o viernes, e inclínate por las mañanas. En esos días o por las tardes, las personas suelen estar cansadas o indispuestas.

Tiempo. Siempre envía un mensaje de confirmación el día antes. Establece un tiempo asignado para la reunión (lo ideal es que no supere los 45 minutos). Envía una ‘agenda de contenido’ con los puntos a tratar para permitir que los asistentes se preparen y evitar que el encuentro se salga de los tópicos centrales.

Minuta. Conviene enviar por correo un breve resumen de los puntos conversados. A esto se le llama ‘minuta de reunión. Recomiendo que si eres emprendedor, te reúnes con tu jefe o con un cliente, envíes el resumen una hora después o, como máximo, al día siguiente. Pues no sólo se dejan plasmadas las conclusiones, también demuestras organización y profesionalidad.

Reuniones virtuales

Coloca la cámara a la altura de tus ojos y a la distancia de un brazo para crear un ángulo que favorezca el rostro. Para lograrlo puedes colocar la computadora sobre una caja o pila de libros.

Limpia la cámara, así logras una imagen más nítida.

Verifica que tu nombre esté correcto en la plataforma que uses para videoconferencias. Recuerda que la identificación que muestras es parte de tu imagen.

Colócate frente a una ventana que permita luz natural para que te ilumine de frente. También puedes usar un aro de luz u otra lámpara que ilumine homogéneamente el rostro para evitar sombras.

Elige un fondo adecuado y ordena el espacio.

Preferible neutro para no distraer. Si el área tiene demasiados elementos, una opción útil es el fondo virtual de algunas plataformas.

Usa audífonos para asegurar la calidad del audio y silencia el micrófono si hay ruido que pueda molestar

Evita vestir de negro en la parte superior porque destaca las ojeras.

Si vas a grabar un video considera comprar un micrófono “lavalier” (pequeños que se colocan en el cuello de la camisa), son aptos para conectar directamente en el celular o la computadora, y permiten un sonido directo y claro.

Mira directamente a la cámara y no a la pantalla cuando quieras que lo que estás diciendo en el momento se sienta más cercano o contundente.